Verfahrensdokumentation als Schutz vor teuren Überraschungen

Verfahrensdokumentation als Schutz vor teuren Überraschungen

Aufwändiges Ruhekissen

Egal ob Einzelunternehmen oder Konzern – jeder Betrieb benötigt eine Verfahrensdokumentation. So schreiben es die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung vor. Was zunächst lästig wirkt und Aufwand kostet, kann sich schnell als segensreich erweisen und bares Geld sparen.

Die Buchhaltung eines Unternehmens muss nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar sein. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) sind da recht unmissverständlich. Auch in ihrer Forderung nach einer Verfahrensdokumentation. Sie gilt als Nachweis für die Erfüllung dieser Anforderungen.

Betriebsanleitung
Es ist vereinfacht gesagt die Betriebsanleitung des Unternehmens, sein Organisations-Handbuch. Dabei geht es darum, betriebsinterne Organisationsabläufe für das Finanzamt erkennbar zu machen. Die Dokumentation beinhaltet, an welchen Punkten im Unternehmen besteuerungsrelevante Informationen digital oder analog anfallen, wie mit ihnen umgegangen wird, wie auf sie zugegriffen werden kann. Im Rahmen einer Betriebsprüfung zeigt sich die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation. Erweist sich die Buchführung als nachvollziehbar und inhaltlich stimmig – prima. Aber welche tut das schon zu 100 Prozent?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung geben klar vor, wie in der Buchhaltung zu arbeiten ist

Was zu dokumentieren ist
In der Verfahrensdokumentation werden die betrieblichen Abläufe beschrieben. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Allgemeine Angaben zum Unternehmen
• Beschreibung der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse
• Information zu den anfallenden Belegarten und ihrer Aufbewahrung
• Information zum Einsatz von Kassen
• Ansprechpartner/in für die Außenprüfungen
• Information zur Aufbewahrung aller Unterlagen für die Betriebsprüfung
• Auflistung der relevanten Angestellten und ihrer Zuständigkeit für die jeweiligen steuerrelevanten Prozesse
• Auflistung der Funktionsgruppen im Unternehmen und ihrer Mitarbeiter/innen (zum Beispiel Einkauf, Buchhaltung)
• Auflistung von eingesetzter Hardware und Speichermedien inklusive Aufbewahrungsort
• Übersicht der im Unternehmen eingesetzten Software
• Aufbewahrungsort/e für Papierbelege (aktuelle sowie Vorjahr)
• Aufbewahrungsort/e für für digitale Belege (aktuelle sowie Vorjahr)

Wichtig sind ergänzende Unterlagen, die der Verfahrensdokumentation beizufügen sind. Dazu zählen beispielsweise Bedienungsanleitungen, Handbücher, Schulungsunterlagen, technische Dokumentationen, Programmieranleitung des jeweiligen Systems, Dokumentationen über die Grundprogrammierung und Systemeinstellungen, Sicherheitsrichtlinien der Informations-Technologie, Protokolle zu jeder Änderung der Programmierung, Einrichtungsprotokolle der Kassensysteme, Anweisungen zur Programmierung des Kassensystems, Arbeitsanweisungen, Stammdaten-Informationen über Artikel, Waren, Preise mit Änderungshistorie oder Dokumentationen der internen Kontrollen (internes Kontrollsystem).

Verantwortliche sollten sich Schritt für Schritt notieren, was zu tun ist, damit keine Lücken vorhanden sind oder etwas unklar bleibt. So erkennen sie auch Fehler in den Betriebsabläufen. Alle Änderungen am System oder am Verfahren müssen lückenlos dokumentiert werden. Entsprechend ist auch die Verfahrensdokumentation selbst mit jeweiligen Versionsnummern zu versehen, die Änderungshistorie nachvollziehbar zu dokumentieren.

Fehlt eine Verfahrensdokumentation, kann eine Betriebsprüfung umgehend angeordnet werden und noch am selben Tag beginnen

Scannen, aber richtig
Mit dem nachvollziehbaren Wunsch, die Buchhaltung zunehmend zu digitalisieren und von Papier zu befreien, gerät das ersetzende Scannen in den Fokus. Dabei werden Papierbelege elektronisch erfasst und anschließend vernichtet. Einfach einscannen und wegwerfen darf die Belege jedoch niemand. Erforderlich ist auch hier eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt:

• Wer darf scannen?
• Wann wird gescannt?
• Wie wird gescannt?
• Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle und Sicherstellung, dass der Scan lesbar und vollständig ist?
• Wie werden Fehler dokumentiert?

Nur wenn genau beschrieben ist, wie elektronische Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, dürfen die Papierbelege entsorgt werden.

Verfahrensdokumentation und Kassennachschau
Seit 2018 hat das Finanzamt die Möglichkeit einer sogenannten Kassennachschau. Hierbei suchen Finanzbeamte den Betrieb zu üblichen Geschäftszeiten unangekündigt auf und prüfen folgende Sachverhalte: Fehlt eine Verfahrensdokumentation, kann eine Betriebsprüfung umgehend angeordnet werden und noch am selben Tag beginnen

• Vorliegen einer Verfahrensdokumentation
• Kassenbestand inklusive Soll/Ist-Abgleich
• Daten des Warenwirtschaftssystems
• Sonstige Organisationsunterlagen (zum Beispiel Ersteinrichtungs- oder Programmier-Protokolle)

Eine Kassennachschau durch Finanzbeamte kann während der regulären Öffnungszeiten jederzeit unangekündigt stattfinden

Betroffen von einer Kassennachschau sind insbesondere mit Bargeld agierende Betriebe, also auch Bäckereien. Vor allem diese Fehler lösen bei den Prüferinnen und Prüfern Alarm aus:

• Verkaufsdaten sind nicht aus dem Warenwirtschaftssystem heraus generierbar
• Verfahrensdokumentation liegt nicht vor
• Kassenfehlbeträge sind im Kassenbuch nicht ausgewiesen
• Kassenbuch wird nicht täglich geführt
• Programmier- oder Ersteinrichtungs-Protokolle fehlen

Sollten solche Mängel bei der Kassennachschau auftauchen, kann sofort eine volle Betriebsprüfung angeordnet werden, ohne dass eine Prüfungsanordnung hierfür im Voraus ergeht. Das bedeutet: Die Betriebsprüfung kann unmittelbar nach der Kassennachschau (also noch am gleichen Tag) beginnen. Möglicherweise droht auch ein Steuerstrafverfahren. Damit geht jegliche Vorbereitungszeit verloren.

Fehlt die Dokumentation bei gleichzeitigen Unstimmigkeiten in der Buchführung, können Steuerstrafverfahren und Besteuerungsverfahren schnell parallel angestoßen werden

Steuerstrafverfahren und Außenprüfung
Der Anfangsverdacht einer Steuerstraftat schließt zumeist die Anordnung einer Außenprüfung (auch als Betriebsprüfung bekannt) und damit eines möglichen Besteuerungsverfahrens nicht aus. In der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ist geklärt, dass im Falle eines Besteuerungsverfahrens die vollen Mitwirkungspflichten gelten – ungeachtet eines parallel laufenden Steuerstrafverfahrens.

Höchstrichterlich klargestellt ist auch, dass der im Strafprozess geltende Grundsatz, sich nicht selbst beschuldigen zu müssen, nicht von gesetzlich normierten Mitwirkungspflichten befreit. So auch im Besteuerungsverfahren, deren Erfüllung allerdings nicht erzwungen werden kann, wenn damit eine Selbstbelastung verbunden ist. Steuerstrafverfahren und Besteuerungsverfahren stehen grundsätzlich unabhängig und gleichrangig nebeneinander.

Die Finanzämter machen hiervon häufig Gebrauch und lassen neben dem Steuerstrafverfahren auch Besteuerungsverfahren laufen. Nichtzulassungsbeschwerden dagegen haben keine Chance. Die Verfahrensdokumentation ist ein probates Mittel, sich vor solch teuren Überraschungen zu schützen.

Nur wenn das Digitalisieren der Belege umfassend dokumentiert ist, darf das Papier vernichtet werden

Hilfe bei der Erstellung
Eine so umfangreiche, sensible und relevante Dokumentation schüttelt niemand aus dem Ärmel. Daher gibt es vom Deutschen Steuerberaterverband ein Muster für eine Verfahrensdokumentation, das alle Eventualitäten abbildet. Für das ersetzende Scannen hat die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt.

Wer absolutes Vertrauen in die eigenen Abläufe hat, kommt wahrscheinlich ohne Steuerberater aus. Sicherer ist jedoch eine Dokumentation durch einen Steuerberater, der neben externem Sachverstand auch den „Blick von außen“ mit einbringt.

Fotos:
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Auszug aus Ausgabe 02/2021

Dieser und weitere interessante Artikel erschienen in Ausgabe 02/2021 von BROTpro. Die komplette Ausgabe kann im Alles-rund-ums-Hobby-Shop bestellt, direkt im Browser gelesen oder über die App von BROT im Google Play Store beziehungsweise Apple App Store bezogen werden.